De kommunale arkivene dannes/skapes av flere årsaker:

• daglig hjelpemiddel for administrasjonen og politikerne
• dekke informasjonsbehov og dokumentere forvaltningens handlinger
• ivareta innbyggernes rettigheter
• av hensyn til ettertiden og historien

Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt - å sikre arkivene (arkivloven § 1).

Arkivplanen har flere formål:

• kvalitetssikre kommunens arkiv og dokumentforvaltning
• sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling
• gi ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen