For å finne saker i historiske arkiv er det en fordel at arkivkonsulenten har så gode opplysninger som mulig om saken og hva den gjelder. Det vil si presis, korrekt, utfyllende informasjon. Her er noen tips til hva bestillingen bør inneholde:

• Tidsperiode (fra - til) 
• Hvilket tema gjelder saken?
• Gjelder saken eiendommer eller reguleringsplaner?
  • GBNR
  • Navn på område
  • Type konstruksjon (enebolig, bro, etc)
  • Type dokument (tegning, klage vedtak etc)
• Gjelder saken en person? 
  • Fødselsnummer (11 siffer)
  • Fullt navn
  • Ev. tidligere navn (spør den det gjelder eller sjekk folkeregisteret)
  • Hvilke skoler har vedkommende gått på? Når?
  • Har vedkommende bodd i andre kommuner? Hvilke når? (Helsekort følger eleven)
  • Hvilke kommunale tjenester fra hvilke sektorer er det som skal dokumenteres?
  • Vil noen saker kunne være registrert på en annen person? Hvem?