Arkivleder er ansvarlig for å holde arkivplanen oppdatert. Arkivplanen skal minimum oppdateres hvert år. Ytterligere skal arkivplanen skal oppdateres når:

• det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet 
• det blir opprettet eller lagt ned styrer eller utvalg
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon 
• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel  
• nye kassasjonsregler vedtas
• en ny arkivnøkkel tas i bruk
• det utarbeides nye post- eller arkivrutiner